29 Lug Come passare da Excel ad Access
Entrambi i prodotti Microsoft, Excel e Access, possono essere utilizzati per la gestione di dati. In questo articolo vediamo come passare da una gestione dei dati con “fogli” ad una gestione organizzata con un “database.
Excel è più immediato nell’uso e le tabelle dati possono essere elaborate con funzioni e formule che possono gestire gli elenchi dati in maniera sorprendente; Access all’inizio è più complicato da usare, soprattutto perché bisogna pensare a come le tabelle dati devono relazionarsi tra di loro ma, successivamente, i sistemi di filtro, raggruppamento e di calcolo sono molto più performanti rispetto a Excel.
La differenza tra i due software, sostanzialmente, è che Excel usa le tabelle per eseguire calcoli mentre Access riesce a gestire quantità di dati enormi registrati su molteplici tabelle dalle quali ottenere informazioni.
Il tipico esempio di passaggio da un sistema multi tabellare in Excel ad Access può essere un sistema per la gestione degli ordini. Supponiamo che le tabelle base siano le seguenti:
Clienti, Fornitori, Articoli, Ordini.
Con Excel si possono suddividere i dati all’interno di un singolo file sui fogli che compongono una cartella e da qui in poi si possono aggiungere, modificare, cancellare i dati che formano un ordine sul Foglio Ordini.
La complessità sta nel fatto che si devono scrivere formule che “colleghino” i dati tra le singole tabelle e la difficoltà di implementare procedure automatizzate, tipo quella che genera un nuovo ordine difficilmente eseguibile senza una programmazione in VBA.
Vediamo ora come fare a usare Excel con Access per quanto riguarda l’analisi dei dati: nel caso specifico degli ordini, si devono eseguire calcoli complicati dal fatto che si deve sempre intervenire con formule che prendono i dati tra le tabelle in maniera complicata.
Con Access la difficoltà più grande è quella che bisogna “collegare” tra di loro le tabelle dati, sostanzialmente le stesse di Excel, con quelle che vengono definite “Relazioni”; ossia si deve fare in modo che le tabelle vengano collegate da degli identificatori univoci in modo da trovare un dato specifico in maniera univoca.
L’esempio tipico di questo tipo di dato è il codice articolo di un prodotto che deve per ovvi motivi essere unico per un magazzino. Fatto questo Access mette a disposizione dei tools semiautomatici per la costruzione di maschere per l’inserimento e la consultazione dei dati, per la stampa di report degli elenchi ma, soprattutto, di elenchi filtrati, dette query, che consentono di ricavare rapidamente qualsiasi informazione estraibile con la combinazione dei dati delle tabelle.
Vista la semplicità di importazione in Access delle tabelle di Excel risulta evidente che la potenza di analisi del secondo fornisce uno strumento che ripaga le spese per la creazione di un database personalizzato.
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