26 Lug Come creare un software gestionale per la tua azienda pt.1

Se hai deciso di creare un software gestionale per la tua azienda, probabilmente è perché sei stanco di cercare lo strumento perfetto per semplificare e rendere più efficiente il processo di gestione dei progetti. Allo stesso tempo, il software deve rispettare tutte le esigenze della tua azienda, il che è più facile a dirsi che a farsi.

I problemi più frequenti riscontrati dalle aziende che usano software gestionali sono:

• Impossibilità di ottimizzazione e mancanza di flessibilità.
• Il software contiene molte funzionalità non necessarie ma manca di caratteristiche utili alla mia azienda.
• Il nostro flusso lavorativo è unico per cui non esiste uno strumento che si adatti perfettamente.

Tutte le aziende sono uniche. Ognuna gestisce i propri progetti in modo unico. Non c’è da stupirsi se trovare uno strumento universalmente accettato sia così difficile. Tuttavia, puoi sempre creare un software gestionale su misura per la tua realtà.

Come creare un software gestionale che adatto alla tua azienda?

Innanzitutto è necessario capire come si articola il tuo flusso di lavoro. Non è altro che il processo usato e applicato per raggiungere i tuoi obiettivi. Un’azienda che sviluppa software, per esempio, il progetto sarà diviso in una serie di attività. Generalmente, le attività seguono un certo percorso e sono suddivise in fasi (non iniziata – in fase di sviluppo – approvazione – completa).

Un flusso di lavoro ben definito mostra:

• Un processo chiaro e ripetibile che porta dei risultati.
• Una divisione chiara delle responsabilità tra le diverse persone.
• Un metodo semplice per comunicare i processi a tutti gli impiegati.

Definire il tuo flusso aziendale è il primo passo e il più importante da compiere se vuoi creare un software gestionale. Cerca di valutare tutte le possibilità mentre cerchi di mantenere il flusso di lavoro il più semplice possibile. Ricorda che il gestionale aziendale è un mero strumento che completa il flusso di lavoro, per cui se quest’ultimo non è ben definito, il software non ti permetterà di gestire i progetti in modo semplice ed efficace.

Alcuni gestionali aziendali offrono tantissime opzioni di cui non hai bisogno e non presentano funzionalità per te utili. Estremamente frustrante. Tuttavia ci sono una serie di caratteristiche che li distinguono.

• Gestione delle attività
  Una delle caratteristiche fondamentali che ogni software dovrebbe avere per pianificare e programmare un progetto. I project manager possono così definire i compiti e assegnarli ai diversi membri, stabilire delle priorità e monitorare le scadenze.
• Collaborazione e condivisione di documenti
  La maggior parte delle attività è svolta da più persone in diverse fasi. La collaborazione è importante per il team, di conseguenza è essenziale che esista un luogo in cui sia possibile collaborare e risolvere eventuali problemi assieme. Sarebbe carino avere un’opzione che permette di condividere i documenti in modo che il team possa caricare dei file, calendari e contratti. Allo stesso modo, dovrebbe essere possibile condividere i file con l’esterno.
• Monitoraggio del tempo
  Monitorare il tempo permette agli utenti di tenere traccia del tempo speso per un’attività. Tale opzione è cruciale per calcolare la produttività del team. Inoltre, permette al project manager di controllare i costi, mentre gli stakeholder stimano il tempo in anticipo.

• Report
  Scriverei report ti aiuterà a gestire i tuoi progetti con successo, fornendoti una panoramica completa dei progressi.

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