Programma gestionale: 5 step per scegliere la soluzione che fa per te pt.2

Abbiamo iniziato a parlare delle caratteristiche di un buon programma gestionale nel precedente articolo che puoi trovare qui. La ricerca di un nuovo software aziendale non è una questione da prendere sottogamba. È una missione difficile, ma non impossibile.

 

Nell’articolo precedente abbiamo iniziato a illustrare come affrontare la scelta del programma gestionale.  Abbiamo visto come sia importante trovare una soluzione flessibile che faciliti la collaborazione. In seguito si è passati al come calcolare e giustificare i costi derivati da questo investimento. In fine, si è evidenziato come sia necessario prendere in considerazione tutte le alternative. Di seguito sono spiegati altri punti essenziali nella guida alla scelta del programma gestionale.

3. Questo programma risponde ai miei requisiti meglio degli degli altri?
Scegliere un programma gestionale è un po’ come cercare un appartamento: è allettante prendere il primo posto che trovi. Una volta trasferito, ti rendi conto dei difetti. Per fortuna, con i gestionali è possibile richiedere una prova prima di firmare il primo assegno. Prima di cercare una nuova soluzione, valuta quanto tempo ci vorrebbe per familiarizzare con il nuovo sistema e se i benefici del software che stai utilizzando rimarrebbero. Considera anche ulteriori strumenti di upgrade e, se questi risultano insufficienti, analizza le alternative possibili. Il modo migliore per farlo è ricorrere ai periodi di prova gratuiti. Assicurati che l’interfaccia utente sia intuitiva e che ti permetta di portare a termine il tuo lavoro agilmente. Cerca opzioni di ricerca avanzate, funzioni di report, personalizzazione e connettività.

4. È uno strumento che il mio team potrebbe utilizzare? Risolve i loro problemi?
Quando inizi a usare un nuovo strumento, è più probabile che otterrai dei feedback da parte dei tuoi colleghi se lasci che il tuo team si immerga piano piano, piuttosto che tu li spinga all’improvviso. Il problema più comune durante il periodo di prova è l’inerzia del team. Assicurati che il test sia abbastanza breve da essere reversibile ma allo stesso tempo abbastanza lungo da evidenziare eventuali aspetti negativi. Dopo aver preso una decisione basata sul feedback dei tuoi collaboratori, rianalizzala ogni tre mesi circa.

5. Come posso aiutare il mio team a utilizzare il nuovo programma gestionale?
Elabora un piano di implementazione e assicurati di avere a disposizione tutti gli strumenti necessari per metterlo in pratica. I compiti dei tuoi colleghi potrebbero cambiare e le informazioni di cui hanno bisogno potrebbero trovarsi da un’altra parte. Preparali ad affrontare questi cambiamenti.

 

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